个客户服务电子邮件模板和联系客户的最佳实践

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使用客户服务电子邮件模板将使您的团队不必即时考虑回复（这既耗时又会产生压力），同时还能确保您的品牌声音在每次互动中始终存在。 以下是 30 个客户支持电子邮件模板示例，有助于找到正确的词语。 1. 收货确认 确认收据是常见的电子邮件最佳实践。在客户服务中，收到确认是一个快速说明，确认您的团队已收到电子邮件并且您正在调查问题。 确认收据可以帮助您的客户感到被倾听，并且让您的团队有时间调查问题，而不会感到匆忙。通过客户支持软件进行电子邮件管理，您可以设置确认电子邮件，以便在收到新客户电子邮件时自动发送。使用这些触发器可以节省您的团队时间，并使他们能够集中精力解决问题。另外，有了这样的自动触发器，您永远不必担心客户电子邮件未被确认。 以下是如何格式化收据确认的示例： 2. 后续响应 向沉默的客户发送后续留言可以向他们表明您关心他们并欣赏他们的业务。然而，大规模提供这种个人风格可能很困难。

通过利用电子邮件自动化进行后续响应，您可以更快地完成整个流程，并在您的团队不断发展的情况下继续提供相同水平的服务。例如，您可以使用 Zendesk 自己的“ Bump Bump Solve ”电子邮件自动化，它会发送两个自动“bump”来提示响应。然后，如果仍然没有答案，它会解决该票证并将其从队列中清除。这一切都是在代理人无需接触票据的情况下完成的。 以下是后续电子邮件的示例模板： 3. 新客户入职消息 您向新客户发送的第一封电子邮件为他 西班牙电话号码表  们与您和您的公司的整个关系定下了基调。据《福布斯》报道，83% 的实体购物者在获得积极体验后会再次光顾实体店。 第一封电子邮件印象是您发出积极（甚至庆祝）语气的机会，让您的客户对即将发生的事情感到兴奋。 尝试在新客户入职时修改此示例模板： 4.续费提醒 如果您的公司提供基于订阅的服务，那么续订是您收入来源的一个重要因素。您需要定期提醒客户续订截止日期，以确保不会出现意外情况。



您可能希望在向客户收取自动续订费之前让他们知道，并且您肯定想知道哪些客户在时机到来时不太可能续订。 最好在续订前至少 90 天联系我们以开始讨论。为了获得更大的领先优势，可以提前 180 天联系更大的客户，让更多的参与方参与决策过程。确保您也定期跟进。一个好的经验法则是每月发送一封提醒电子邮件，通知您的客户续订前的 60 天和 30 天标记。 以下是您可以根据您的业务进行更改的客户续订模板： 5. 投诉或体验不佳响应 客户不会总是处于蜜月阶段。最终，有些人肯定会抱怨你的产品或服务的某个方面。做好准备的应对措施可以帮助您扑灭大火并恢复信心，而不是让这种情况让您感到沮丧。 如果客户选择向您投诉，这意味着有机会根据投诉的性质将他们从不满意转变为满意。他们在信息中投入了时间和精力，通过付出同样的努力作为回报，同时保持礼貌和耐心，您可能更有机会解决问题。 下次您收到客户投诉时，可以尝试以下糟糕的客户体验模板： 6. 不合理或愤怒的客户反应 抱怨的顾客很难相处，但愤怒的顾客可能会让人感到不舒服。当您发现自己与客户陷入困境时，请深呼吸，想象客户的感受，并尝试建立联系。然后将注意力转移到寻找解决方案上。